Jak psát cíle?
AUTOR: Milan
U každé práce je třeba uvést cíl. Není to ale žádná hloupost, protože vás vede celou práci. Problémem ale často je cíl správně stanovit. Mnohé školy či mnozí vedoucí to zas tak nehrotí, ale někteří si na to potrpí. Není to nic těžkého, ovšem je třeba to udělat správně.
Důležité je uvést jej tak, aby bylo možné si ověřit, že byl cíl splněn – ať už vy sám/sama nebo vedoucí či komise. Častými chybami je neurčitý cíl, jako je "Zmapovat…" nebo "Analyzovat…" anebo "Poukázat na…" aj. To jsou slova, která neříkají nic o tom, jestli bylo něco dokončeno či uděláno správně. Každý chápe zmapování jinak, analýza je zase nějaké rozdrobení, které ale není výsledkem atd. Správně napsaný cíl vás vede, jak jsem již uvedl. Měl by obsahovat tzv. aktivní slovesa, např. identifikovat, změřit, vytvořit, sestavit, dokázat, definovat, vyhodnotit apod. U takových sloves je možné ověření. Např.
- Identifikovat hrozby společnosti XYZ spojené s aktuálním konceptem odměňování.
- Vytvořit formální model vzdělávání středního managementu ve společnosti XYZ.
- Sestavit plán rozvoje infrastruktury u obce XYZ.
- Navrhnout opatření ke zvýšení rentability provozní činnosti společnosti XYZ.
- Stanovit klíčové faktory ovlivňující ziskovost produktové řady ABC.
- Vytvořit návrh implementace krizového managementu pro společnost XYZ.
- Definovat klíčové kompetence manažerů na střední úrovni řízení ve firmě XYZ.
- Navrhnout opatření ke zvýšení motivace zaměstnanců v oddělení XYZ.
- Sestavit plán interní komunikace zaměřený na zvýšení angažovanosti zaměstnanců.
- Identifikovat hlavní faktory ovlivňující loajalitu zaměstnanců ve firmě XYZ.
- Navrhnout projektový plán pro zavedení nového informačního systému ve společnosti XYZ.
- Vyhodnotit plnění milníků projektu výstavby nové výrobní haly.
- Vyhodnotit dopad implementace agilního řízení projektů na vývojový cyklus produktu.
Takže jde o konkrétní, jasnou a specifickou činnost. Když to převedeme do reálného života... Představte si to jako reálnou situaci. Např. právník vám má vytvořit smlouvu, to je cílem jeho práce. Lékař vám má stanovit diagnózu. Instalatér vám má zprovoznit vodovodní baterii, opravář opravit pračku, aby fungovala atd. Asi těžko bude opravářův cíl analyzovat chod pračky nebo poukázat na chyby. To jsou nesmysly. Možná by mohl někdo oponovat, že např. laborant má za cíl udělat analýzu krve. Ha, teď jsem tě dostal.... No jo, ale laborant má sice za úkol provést konkrétní analýzu biologického vzorku podle stanoveného postupu, ale také dodat výsledky, které budou relevantní pro diagnostický nebo výzkumný účel. Cílem tedy není samotná analýza jako abstraktní pojem, ale vyprodukování konkrétního výsledku, např. zjištění hladiny určité látky v krvi, což slouží jako podklad pro další rozhodnutí lékaře nebo výzkumníka. Analýza je pak prostředkem, nikoli cílem. Tyto situace uvádím proto, že i ty reálné situace se týkají cílů. Pracovní činnosti mají cíle. Takže neuvažujme nad cíli v bakalářkách či diplomkách nějak izolovaně. Princip je pořád stejný. Stanovíte si cíl, jehož dosáhnutí má být někomu k něčemu. Tohle vám při přemýšlení nad prací hrozně pomůže.
Existuje několik možností, co ve firmě řešit. Tady máte nějakou inspiraci do práce.
1) Problém
Když něco budete zkoumat třeba v nějaké firmě, je dobré vědět, jestli je tam nějaký problém. Pojí se s tímto problémem současný stav firmy? Když jej odstraníme, existuje možnost, že se to zlepší? Ano? Ok, našim úkolem bude odstranit tento problém, tedy firmu posunout. Jakou konkrétní akcí dokážeme tento problém odstranit, tedy firmu posunout? Tato konkrétní akce by mohla být našim cílem. Špatná komunikace? Vytvořit něco, aby byla lepší. Není dokumentace? Vytvořit ji. Špatný náborový proces? Změnit jej. Jak? Něco sestavit, vytvořit... Třeba nový koncept, nový plán, digitalizovat jej atd.
2) Kampaň/projekt
Chcete zvýšit třeba ziskovost, expandovat atd. Vytvořte nějakou kampaň či projekt. Může to být váš cíl. Ale zase: čemu/komu to pomůže, k čemu to je atd.
Ovšem některým vedoucím stačí i neurčité cíle a argumentují, že je to školní práce, ne výzkum. Dobře, ať je, ovšem správné stanovení cíle má edukativní charakter. Je důležité se cíle naučit vytvářet. Pokud budete ekonom, markeťák nebo manažer, je to skutečně nutné. Cíle jsou spojeny s KPIs, výkonností a je zapotřebí vědět, co přesně má dělat nějaká aplikace, model atd. nebo jaký je cíl nějaké kampaně.
Opravdu to není nic těžkého, jen se zamyslet nad tím, jestli jste schopni cíle dosáhnout a posoudit to. Zkusíme si cvičení.
Máme tady několik cílů a vyberte, které jsou opravdu nevhodně definovány:
- Analyzovat současný stav interní komunikace ve společnosti XYZ.
- Navrhnout opatření ke zvýšení efektivity logistických procesů ve firmě ABC.
- Poukázat na nedostatky současného systému odměňování ve společnosti XYZ.
- Definovat klíčové principy efektivního krizového managementu v organizaci.
- Zmapovat úroveň spokojenosti zákazníků s novou produktovou řadou.
- Sestavit plán školení zaměstnanců zaměřený na zvýšení produktivity.
- Navrhnout marketingovou kampaň zaměřenou na zvýšení povědomí o značce.
- Poukázat na hlavní faktory vedoucí k poklesu prodeje v posledním kvartálu.
- Vyhodnotit vliv zavedení nových pracovních metod na výkon zaměstnanců.
- Stanovit hlavní faktory ovlivňující fluktuaci zaměstnanců v oddělení XYZ.
- Prozkoumat příčiny nízké motivace zaměstnanců v oddělení výroby.
- Vytvořit strategii expanze společnosti XYZ na zahraniční trh.
- Poukázat na výhody digitální transformace ve veřejném sektoru.
- Navrhnout systém interního hodnocení zaměstnanců zaměřený na zvýšení výkonu.
Tady je to asi celkem jasné, že? Pojďme na další sadu cílů:
- Identifikovat problémy současného systému odměňování ve firmě XYZ.
- Vypracovat podrobnou analýzu efektivity marketingové kampaně.
- Navrhnout doporučení ke zlepšení interní komunikace.
- Zhodnotit výsledky školení zaměstnanců a navrhnout závěry.
- Prozkoumat možnosti automatizace procesů ve výrobě.
- Navrhnout strategii pro zvýšení spokojenosti zákazníků v obchodní síti.
- Zjistit důvody poklesu loajality zákazníků.
Troufli byste si určit, které cíle jsou nevhodně formulovány? Třeba první cíl se zdá být ok, ale je strašně obecný. Identifikovat problémy, to je hodně neurčité. Cíl je strašně široký. Sice obsahuje slovo "identifikovat", ale je skutečně neurčitý/široký. Můžeme zkusit identifikovat slabé stránky tohoto systému a třeba v kontextu nefinančních odměn. Druhý cíl je blbost. Vypracovat podrobnou analýzu je stejné jako analyzovat... Třetí cíl má správné sloveso, ale opět je hrozně široký. Doporučení mohou být pro lidi pro fungování infrastruktury, pro používání softwaru atd. A interní komunikace je taky dost široký pojem. Opravdu pojďme specifičtěji. Třeba: Navrhnout sadu opatření ke zlepšení interní komunikace při zavádění změn ve firmě XYZ. Nebo třeba Navrhnout model digitalizace interní komunikace ve firmě XYZ zaměřený na zlepšení interakce mezi zaměstnanci. Už to hned zní lépe a konkrétněji, no ne? Co další cíl? Tam je hned několik chyb. Zhodnotit výsledky je takové nic neříkající. Navrhnout závěry je opravdu hodně obecné. Navíc hodnotit výsledky školení není pro závěrečnou práci moc dostatečné. Předposlední cíl je celý jakýsi obecný a nic neříkající. Obchodní síť je neurčitý pojem, strategie pro zvýšení spokojenosti je velmi velmi široký pojem. Jak je ta spokojenost myšlena? Jako při nákupu nebo v osobním životě nebo.... Navrhnout strategii lze spousty možnými způsoby. Zkusme to nějak upravit: Navrhnout strategii zákaznického servisu, která sníží počet stížností zákazníků na kvalitu obsluhy minimálně o 20 % do jednoho roku. Je to takové krkolomné, no. Vypůjčil jsem si zde SMART pravidla. Takže jsem stanovil období, konkrétní hodnotu a tak. Ještě spojení "strategie, která sníží" je takové stylisticky divné. Možná by bylo lepší: Navrhnout strategii zákaznického servisu zaměřenou na snížení počtu stížností na kvalitu obsluhy o 20 % v horizontu jednoho roku. Dejme tomu. Ale můžete si s tím různě hrát. Já to taky nemám předem připravené a dávám to tu do kupy. Nicméně "navrhování strategie" je strašně takové dobře znějící, ale často to líp zní, než vypadá. Navíc je po dle mě do studentské práce příliš komplikované a napadnutelné. Abyste tam nemíchali třeba metodiky apod. Lepší je navrhovat např. plán nebo koncept.
Poslední věcí, kterou je třeba zmínit, je, že cíl by měl vést vždy k nějaké akci. Tohle zase ale jak která škola chce a jak který vedoucí vyžaduje. Proto to píšu až na konci. Ale ideálně byste měli něco navrhnout, vytvořit, sestavit doporučení apod. To jsou samozřejmě slovesa, o kterých jsme se bavili, ale s tím, že něco identifikovat je pořád celkem slabé. Pokud identifikujete třeba výzvy v kontextu firemní komunikace, je to sice fajn, ale pořád byste na základě toho měli něco udělat. Třeba vytvořit plán činností... Sestavit pravidla.... Navrhnout model... Neříkám tedy, že jsou některé z výše zmíněných cílů špatně, ale mnohdy mohou být nedostatečné, obzvláště když se jedná o to, že na něco přijdete.
Je to ale takové "do diskuse". Každý to může vidět jinak. Záleží, jestli máte mít návrhovou část, nebo ne. Je to fakt škoda od školy. Ale za mě, aby byla práce kompletní, je důležité realizovat výzkum a na jeho základě provést nějakou akci - návrhy, doporučení, tvorba modelu, tvorba aplikace apod.
Dílčí cíle
Nyní přistupme k dílčím cílům. Není to nic složitého, jsou to jen "kroky" či menší cíle, které vám pomohou splnit hlavní cíl. Pokud tedy chcete splnit hlavní cíl, musíte udělat řadu činností k jeho splnění. Dáme si zrovna příklad. Máme hlavní cíl:
Hlavní cíl
Navrhnout digitalizovaný systém školení nových zaměstnanců oddělení zákaznické podpory ve společnosti XYZ.
Dílčí cíle
- Zhodnotit stávající školící procesy
- Vytvořit seznam klíčových kompetencí, které musí noví zaměstnanci zvládnout
- Navrhnout obsahovou náplň školení
- Navrhnout metody hodnocení výsledků školení
- Vytvořit organizační plán školení
- Zpracovat návrh vhodných digitálních nástrojů a platforem
- Zajistit uživatelskou přívětivost systému
- Navrhnout komunikační strategii pro zavedení systému
Shrnutí
Takže si to shrňme. Základem jsou aktivní slovesa. Ty rozhodně používejte. Jedná se například o:
- Sestavit
- Vytvořit
- Definovat
- Identifikovat
- Změřit
- Vyhodnotit
V cílech nepoužívejte/nezmiňujte výzkumné metody (v hlavním ani dílčích). Takže žádná analýza žádná realizace rozhovoru, dotazníku apod. Ne.
Cíle musí být dostatečně specifické. Nesmí být moc obecné - zaprvé to neobsáhnete, zadruhé se v tom utopíte, zatřetí se to tak prostě nedělá - šíře je na úkor kvality.
Pozor na cíle, které generují akci. Pokud nemáte nějak omezeno, využívejte spíše těchto cílů/sloves. Takže něco vytvořte, sestavte, naprogramujte, navrhněte, vytvořte doporučení apod. Identifikace si nechte do dílčích cílů. Pokud ale není návrhová část podstatná či dokonce ji nemáte mít, pak klidně zhodnoťte, definujte, ověřte, identifikujte apod. i v hlavním cíli.